年次有給休暇管理簿とは？記載3項目とExcelでの作り方

「年5日取らせる義務は知っているけれど、管理簿まで必要だとは……」

中小企業の総務や労務担当者から、こうした悩みの声をよく耳にします。専任の担当者がいない会社では、担当者が一人で労務を抱え込んでいるケースも少なくありません。

とはいえ、義務化された制度である以上、対応をあと回しにはできません。

そこで本記事では、担当者の負担を少しでも減らせるよう、以下の項目について解説します。

• 年次有給休暇管理簿に必要な3つの記載項目
• 罰則の線引きと保存期間のルール
• Excelでの具体的な作り方
• 専任の担当者がいない会社でも続けやすい運用のコツ

年次有給休暇管理簿とは？

年次有給休暇管理簿とは、社員一人ひとりの有給休暇の取得状況を記録し、管理するための書類です。2019年4月の法改正によって、企業にはこの管理簿を作成・保存することが義務付けられました。

ただし、法律で特定の様式が指定されているわけではないため、Excelを使って作成することも可能です。まずは管理簿の基本から確認していきます。

働き方改革で2019年4月から作成・保存が義務化

2019年4月の働き方改革関連法施行にともない、年次有給休暇管理簿の作成と保存が義務付けられました。根拠となる法令は、労働基準法施行規則第24条の7です。

この義務化は、同じタイミングで導入された「年5日取得義務」（労働基準法第39条第7項）とセットで設けられています。年5日取得義務とは、年10日以上の有給休暇が付与されている社員に対し、会社が確実に5日以上取得させる制度のことです。

管理簿が必要な理由は、この義務の履行を会社側が証明するためです。「なんとなく取れていると思っていた」では、労働基準監督署の調査が入った際に対応できません。誰が、いつ、何日取得したかを正確に記録して保存することで、義務の履行を具体的に示せます。

対象になるのは「年10日以上付与される人」

年5日の取得義務と管理簿作成の対象は、年次有給休暇が10日以上付与されるすべての労働者です。正社員だけでなく、管理監督者やパート・アルバイトも含まれます。

管理監督者は労働時間に関する規制の適用外ですが、年次有給休暇に関する義務は同様に適用されます。この点は実務上見落とされやすいため、注意が必要です。

また、パート・アルバイトについては、比例付与される有給休暇の日数が10日に達した時点から対象となります。詳しくは、以下の早見表で確認できます。

週所定労働日数	6か月	1年6か月	2年6か月	3年6か月	4年6か月
4日	7日	8日	9日	10日 ←対象に	12日
3日	5日	6日	6日	8日	9日
2日	3日	4日	4日	5日	6日

「うちのパートさんは対象？」と迷ったときは、付与日数が10日に届いているかどうかで判断できます。

管理簿に必ず記載する3つの項目

実際に管理簿へ記載する必須項目は、3つだけです。法律で定められた記載事項はシンプルなので、専任の担当者がいなくても慣れれば無理なく運用できます。それぞれの項目について一つずつ確認していきます。

基準日・日数・時季の3つを記録する

前述の労働基準法施行規則（第24条の7）では、管理簿に記録すべき項目を「基準日」「日数」「時季」の3つに絞って明示しています。各項目の意味と補足事項については、以下の表を確認してください。

項目	意味・補足
基準日	有給休暇を付与した日のことです。入社日基準や4月一斉付与など、会社のルールによって異なります。法定より早く付与する「前倒し付与」を採用している場合や、付与日を年2回に分ける場合（第一基準日・第二基準日）は、それぞれの日付を記録します。
日数	基準日から1年間に、実際に取得した日数の累計です。時間単位での取得がある場合は、その時間数も併せて記録します。
時季	実際に有給休暇を取得した日付（年月日）を指します。取得が複数日にわたる場合は、取得した日ごとに記録します。

「時季」は一般的な“季節”とは異なり、「特定の時期・日付」を指す労働法上の言葉です。「いつ取得したか」をそのまま記録する項目と理解すれば問題ありません。

様式は自由。労働局の無料テンプレートもある

「様式は自由」と言われると、かえって何を作ればよいか迷ってしまう担当者も多いのではないでしょうか。法律上、決まった書式は存在しないため、先述の3項目を網羅していれば、Excelで自作したものでも問題ありません。

また、労働者名簿や賃金台帳と一体化した様式として作成することも認められており、書類をひとつにまとめれば管理の手間を減らせます。

「とはいえゼロから作るのは手間」という場合は、厚生労働省の各都道府県労働局が、年次有給休暇管理簿のExcel様式を無料で配布しています。たとえば山口労働局では作成例のExcelファイルが、福井労働局では計画的付与・時間単位年休・年5日の時季指定に対応した管理台帳が公開されています。

罰則と保存期間

罰則の有無や保存期間については、ネット上に古い情報も混在しているため、最新のルールに基づいて正確に理解する必要があります。ここでは、「そもそも罰則があるのか」「何年保存すればよいのか」といった疑問点について整理します。

管理簿の未作成そのものに罰則はない。ただし年5日未取得は罰金

「管理簿を作っていないと罰金になる」と聞いて、焦った経験はありませんか。実はこの問題については、「管理簿の作成義務」と「年5日の取得義務」を正確に分けて理解する必要があります。

現行の労働基準法には、年次有給休暇管理簿の作成や保存を怠ること自体を直接罰する規定はありません。したがって、管理簿を作っていないというだけで、罰金が科されることはないと考えてよいでしょう。

注意が必要なのは「年5日の取得義務」です。対象の従業員に年5日の有給休暇を取得させなかった場合、労働基準法第120条に基づき、対象者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。

重要なのは、この違反が「対象者1人ごと」に成立する点です。仮に10人へ取得させていなければ、最大で300万円規模の罰則リスクを抱えることになります。

もちろん、違反に対して直ちに罰則が科されるとは限りません。実務上は、まず労働基準監督署から是正勧告や行政指導が行われます。それでも改善されない場合や、違反が重大かつ悪質なケースにおいて、送検や罰則の対象となるのが一般的です。

管理簿は、この取得義務を果たしていることを証明するための重要な記録です。未作成自体に直接の罰則はなくても、客観的な記録がなければ、「きちんと取得させた」と証明するのは困難です。

保存期間は「当分の間3年」（本則は5年）

管理簿の保存期間は、有給を付与した1年間の対象期間が満了した後、5年間です（労働基準法施行規則第24条の7）。ただし、同施行規則第55条の2の経過措置により、「当分の間は3年」と規定されています。

古い記事の中には「3年保存」とだけ記載しているものもあります。これは、本則である5年間の保存義務が経過措置により猶予されているためです。したがって、現時点の実務においては、3年保存すれば原則として法令を満たすことになります。

「3年か5年か」で迷った際は、当分の間は3年保存で問題ありません。ただし、賃金台帳など他の労務書類と併せて管理する場合は、5年保存を目安にすると整理しやすく、実務上の混乱を防げます。

労基署の調査で管理簿のどこを見られるか

労働基準監督署の臨検（立入調査）では、年5日の取得義務が実際に果たされているかが、管理簿を通じて確認されます。具体的には、基準日・取得時季・取得日数が労働者ごとに整理されているかが主なチェックポイントです。

調査時に問われる内容を突き詰めると、「対象者全員が年5日を取得できているか、ひと目で分かる状態になっているか」という点に集約されます。

管理簿の作り方は3通り。自社に合うのはどれ？

年次有給休暇管理簿の作成方法は、大きく「紙」「Excel」「勤怠システム」の3つに分けられます。それぞれに向き不向きがあるため、自社の従業員規模や運用体制に合った方法を選ぶことが大切です。以下の表で、3つの方法の特徴を比較してみましょう。

方法	手間・コスト	向いている会社	注意点
紙	初期コストほぼゼロ。更新や集計に手間がかかる	従業員数が非常に少なく、人の入れ替わりも少ない会社	取得状況の集計や進捗確認に時間を要する
Excel	ソフト代は不要であり、テンプレートを活用すればスムーズに運用できる	従業員が数十名規模で、専任の労務担当者がいない会社	ファイルの管理方法や転記ミスに注意が必要
勤怠システム	月額費用が発生するが、集計・アラートが自動化される	従業員数が多く、申請・承認フロー全体を効率化したい会社	導入や初期設定に一定の工数がかかる

「専任の担当者はおらず、従業員は数十名程度」という規模の会社であれば、Excelで十分に対応できます。法令が求める3項目（基準日・取得時季・取得日数）を正確に記録できれば要件を満たせるため、無理にシステムを導入する必要はありません。

次のセクションでは、Excelを使った具体的な作成手順について解説します。

Excelで年次有給休暇管理簿を作る

専用の人事ソフトが導入されていなくても、Excelを使えば取得状況を可視化することが可能です。ここでは、実務で活用できるシートの具体的な作り方を、3つのステップ（列の設計・自動計算の設定・記入例の確認）に分けて解説します。なお、今回の基本例は、「1基準日・繰越なし」というシンプルな構成に絞っています。

列を設計する（法定3項目との対応）

最初に、Excelシートへ用意する列を決定します。管理簿として最低限必要な列の構成は、以下の通りです。

列番号	列見出し	法定3項目との対応
A	氏名	―
B	入社日	―
C	基準日（付与日）	① 基準日
D	付与日数	―
E〜	取得日①②③…	② 時季
次列	取得日数合計	③ 日数
末列	残日数	―

法定3項目である「基準日・時季・日数」は、それぞれ「基準日」列、「取得日」列、「取得日数合計」列に対応します。氏名や入社日、付与日数、残日数は法律に基づく必須項目ではありませんが、日常の運用において頻繁に参照するため、あわせて設けておくと効果的です。

また、「取得日」の列については、年間の取得回数を見越してあらかじめ5〜6列ほど確保しておくと、運用途中で列を追加する手間を省けます。

基本の関数で自動計算を設定する

列の設計ができたら、手入力を減らすために自動計算を設定します。使用する関数は3種類のみであり、複雑な数式を使用する必要はありません。

まず、「取得日数合計」列には、取得日欄の範囲を指定します（例：=COUNTA(E2:J2)）。取得日を入力するたびに件数が自動で加算されるため、集計漏れを防げます。

「残日数」列には、付与日数から取得日数合計を引く計算式を入力します（例：=D2-取得日数合計セル）。数式の構造がシンプルであり、直感的に意味を理解できます。

「次回基準日」の列では、関数を使って1年後の日付を自動表示させることが可能です（例：=EDATE(C2,12)）。従業員ごとに基準日が異なる場合でも、この数式を入れておけば更新の手間を大幅に削減できます。

最後に、年5日の取得確認には「条件付き書式」を活用します。取得日数合計のセルに「値が5未満のときにセルを赤くする」といったルールを設定することで、未達者をひと目で把握できます。専用ソフトがなくても、こうした工夫により、Excelでのスムーズな運用が可能です。

記入例で完成形を確認する

Excelの記入例については、以下の表を確認してください。

氏名	入社日	基準日	付与日数	取得日①	取得日②	取得日③	取得日④	取得日⑤	取得日数合計	残日数
山田 太郎	2023/4/1	2024/10/1	11日	11/5	12/20	1/10	2/14	3/3	5日	6日

取得日数の合計が5日未満のセルは、自動で赤く表示されるよう設定しています。これにより、年5日の取得要件を満たしていない社員をひと目で把握しやすくなります。

なお、有給休暇の繰越や複数の基準日がある場合、あるいは半日・時間単位での取得を運用している場合は、列を追加するといった応用が必要です。各労働局が公開している無料のExcel様式なども参考にしつつ、自社の運用ルールに合わせてシートを調整してください。

専任の労務担当がいない中小企業のための運用のコツ

管理簿は一度作成して終わりではなく、毎年継続して更新する必要があります。専任の労務担当者がいない会社でもスムーズに運用できるよう、作業を仕組み化するためのポイントについて解説します。

基準日を全社で統一して手間を減らす

入社日ごとに基準日がバラバラだと、管理簿の更新タイミングが社員によって異なります。そのため、少人数で労務管理を行っている現場では、作業に大きな手間がかかります。

こうした課題の解消に有効な方法が、基準日の全社統一です。たとえば毎年4月1日や1月1日を全員共通の基準日と定めることで、一斉に有給を付与し、管理簿をまとめて更新できるようになります。

ただし、入社して間もない社員に対しては、法定の付与日（入社から6か月後など）よりも前に有給休暇を付与することになります。前倒しで付与する際は、付与日数が法定基準を下回らないよう、事前に確認してから運用を始めてください。基準日を統一するだけで、日々の管理負担を効果的に軽減できます。

労働者名簿・賃金台帳とあわせて作る

年次有給休暇管理簿は、労働者名簿や賃金台帳とあわせて作成することが法律で認められています。既存の法定帳簿に有給休暇の管理項目を追加すれば、ひとつのファイルにまとめることが可能です。これにより、法令上の要件を満たしつつ管理を一元化できます。

更新のたびに複数のファイルを開き直す手間が省けるため、担当者が一人で複数の帳簿を管理している会社において特に効果的です。「有給休暇の取得日数が変動したら、帳簿の該当行も併せて確認する」という流れを習慣化すれば、記載漏れも防ぎやすくなります。

更新のタイミングを決めてしまう

管理簿の更新タイミングは、あらかじめ固定しておくのがポイントです。有給休暇を取得するたびに記入しようとすると、忙しい時期に限って作業が後回しになりがちです。

「毎月末にまとめて記入する」といったルールを設けることで、他の業務と兼任している担当者でも、無理なく習慣として定着しやすくなります。さらに、Excelの条件付き書式を活用してアラートを設定しておけば、記入漏れを防ぐことにもつながります。

専任やシステムがなくても、管理簿は作れる

年次有給休暇管理簿は、作成・保存が法律で義務付けられています。ただし、特定の様式は指定されていないため、Excelに必要な項目を記録する形でも要件を満たすことが可能です。

本記事で解説した重要なポイントを、改めて整理します。

• 記載が必要な項目は「基準日・取得時季・取得日数」の3つのみ
• 罰則の対象は、管理簿の未作成・未保存ではなく、年5日の取得義務を果たせなかった場合の「30万円以下の罰金」
• 保存期間は、有給を付与した1年間の対象期間が満了した後、5年間（経過措置により当分の間は3年間）

これから管理簿を用意する場合、具体的な方法は2つあります。労働局が公開しているExcel様式をダウンロードするか、本記事で紹介した列の設計を参考にして自社で作成するかです。自社の状況に合わせて、取り組みやすい方法を選択してください。

専任の労務担当者や専用の人事システムがなくても、ポイントを押さえれば、Excelを活用して適切な管理簿を作成できます。